Fahrdienstauftrag (FDA): Fahrten mit Fahrdienst beantragen und verwalten
Überblick
Der Fahrdienstauftrag (FDA) erweitert den Fahrantrag um ein detailliertes Auftragsformular – typisch für Organisationen mit eigenem Fahrdienst: Wer bestellt die Fahrt, wo geht es los, was ist der Anlass, wird ein Kraftfahrer benötigt? Der FDA ist nur im Buchungsworkflow „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" verfügbar und wird in den WebRes Einstellungen aktiviert (Artikel 95). Mit aktiviertem FDA ist die Mitfahrgelegenheit automatisch deaktiviert.
FDA im Buchungsablauf
Ist der FDA aktiviert, erhält der Reservierungsassistent zwischen Dateneingabe und Übersicht den zusätzlichen Reiter Fahrdienstauftrag. Fahrtziel, Start-/Enddatum und Abfahrtszeit werden aus der Dateneingabe vorbelegt. Mit „Fahrantrag stellen" in der Übersicht werden Reservierung und FDA gemeinsam gespeichert und miteinander verknüpft.
Die Felder des Formulars
Die Feldbeschriftungen sind je Mandant konfigurierbar (hinterlegte FDA-Formulartexte); in der Standardbelegung umfasst das Formular:
- Besteller: Fachbereich, Ansprechpartner, Telefon, Zimmer
- Auftrag: Datum von/bis, Abfahrtszeit, Startort (Auswahlliste), Abfahrtort, Fahrziel, PLZ/Ort, Straße/Nr., Hinweis
- Anlass: Reisezweck (Auswahlliste) mit Hinweisfeld, Veranstaltungsbeginn/-ende, Rückkehrzeit
- Optionen: z. B. Kraftfahrer, Selbstfahrer, Unterlagen, kein Kraftfahrzeug-Einsatz
- Bemerkungen: frei konfigurierbare Ankreuz-Optionen des Mandanten
Die Auswahllisten (Fachbereiche, Startorte, Reisezwecke) sowie die Bemerkungs-Optionen pflegt K-SOFT bzw. Ihr Administrator in den Stammdaten des Mandanten.
FDA nach der Antragstellung
Bei Reservierungen mit verknüpftem FDA erscheint überall die zusätzliche Aktion bzw. Schaltfläche FDA:
- im Fahrerportal-Dashboard (Reiter „Offene Reservierungen" und „Alle Reservierungen" der WebRes-Manager),
- auf der Seite Termin bearbeiten im Fahrerportal,
- im Backoffice-Buchungsportal (Artikel 99) und dessen Bearbeitungsseite.
Der Klick öffnet den Fahrdienstauftrag in einem Dialog. Dort können Berechtigte alle Angaben und Bemerkungs-Optionen prüfen, anpassen und mit Speichern übernehmen – etwa wenn der Fahrdienst die Rückkehrzeit korrigiert oder Optionen bestätigt.
Häufige Fragen
Der Reiter „Fahrdienstauftrag" erscheint bei der Buchung nicht. Prüfen Sie in den WebRes Einstellungen, ob der Workflow „Fuhrparkleiter vergibt das Fahrzeug" gewählt und die Option „FDA ist aktiviert?" gesetzt ist.
Warum kann ich FDA und Mitfahrgelegenheit nicht kombinieren? Beide Funktionen schließen sich aus; beim Aktivieren des FDA wird die Mitfahrgelegenheit automatisch abgeschaltet.
Die Feldbezeichnungen passen nicht zu unserer Organisation. Die FDA-Formulartexte sind mandantenspezifisch hinterlegt – wenden Sie sich an den Support (Artikel 17), um Beschriftungen oder Bemerkungs-Optionen anzupassen.
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