„Beleg fehlt oder ist doppelt": Fehlersuche nach dem Tankkarten-Import
Das Symptom
Nach einem Import-Lauf fehlt eine erwartete Transaktion in den Belegen — oder eine Tankung wurde doppelt gebucht.
Erste Anlaufstelle: die Lauf-Detailansicht
Öffnen Sie Tankkarten Import → Import-Läufe und den betroffenen Lauf („Import-Lauf Details"). Jede Position trägt dort zwei Statusangaben:
| Spalte | Mögliche Werte |
|---|---|
| Status (Workflow) | Bereit / Zur Prüfung / Freigegeben / Abgelehnt |
| Ergebnis (Verbuchung) | Noch nicht verbucht / Beleg erstellt / Duplikat übersprungen / Fehler |
Die „Ergebnis-Übersicht" fasst den Lauf zusammen (verbucht / zur Prüfung / Duplikate / Fehler / noch offen); der Reiter „Verlauf" protokolliert jede Entscheidung (Automatisch genehmigt, Zur Freigabe weitergeleitet, Position abgelehnt, Zuordnung manuell geändert, Lauf abgebrochen).
Beleg fehlt — Ursachen von häufig nach selten
| # | Ursache | Erkennen und lösen |
|---|---|---|
| 1 | Position wartet auf Freigabe | Lauf-Status „Abgeschlossen (mit Prüfung)", Position „Zur Prüfung": Eine Prüfregel ab Schweregrad Warnung hat angeschlagen. In der Freigabe-Warteschlange entscheiden (Artikel 10). Wichtig: Auch nach dem Freigeben entsteht der Beleg erst durch „Belege erstellen" in der Lauf-Detailansicht. |
| 2 | Duplikat übersprungen | Die Transaktion wurde bereits in einem früheren Lauf gebucht. Erkannt wird das über einen stabilen Import-Schlüssel je Zeile (bei DKV die Ticketnummer, sonst ein Fingerabdruck aus Mandant, Zeilennummer, Anbieter, Kennzeichen, Datum, Betrag und Rechnungsnummer), der am Beleg gespeichert ist. Kein Fehler — der Beleg existiert schon. |
| 3 | Kennzeichen nicht zugeordnet → Fallback-Mandant | Beim automatischen DKV-Import landen Zeilen, deren Kennzeichen in keinem Mandanten gefunden wird, beim Fallback-Mandanten — ohne Fahrzeugzuordnung (Artikel 09). Suchen Sie den Lauf dort. Vor dem Verbuchen lässt sich die Zuordnung über „Position entscheiden" korrigieren (Fahrzeug/Fahrer/Kostenstelle). Dauerhaft hilft nur ein exakt gepflegtes Kennzeichen; Leerzeichen, Bindestriche und Groß-/Kleinschreibung werden beim Abgleich ignoriert. |
| 4 | Position abgelehnt | In der Freigabe bewusst abgelehnt — Begründung steht im „Verlauf". Es entsteht kein Beleg. |
| 5 | Ergebnis „Fehler" | Einzelne Positionen sind beim Verbuchen gescheitert. „Fehlerhafte erneut verarbeiten" startet einen Korrekturlauf (unter „Verknüpfte Läufe" nachvollziehbar). |
| 6 | Datei wurde gar nicht angenommen | Meldung „Diese Datei wurde bereits importiert (Lauf …)": Dieselbe Datei (identischer Inhalt) wird je Mandant nur einmal akzeptiert. Abgebrochene Läufe zählen dabei nicht. |
Beleg doppelt — die zwei realen Wege
- Korrigierte Datei erneut importiert: Der Duplikatschutz greift über den Import-Schlüssel. Ändert sich in der neuen Datei ein Schlüsselfeld (Datum, Betrag, Kennzeichen, Rechnungs-/Ticketnummer), bekommt die Zeile einen neuen Schlüssel — sie wird erneut gebucht, der alte Beleg bleibt bestehen. Lösung: Vor dem Neuimport den alten Lauf abbrechen (dessen Belege werden storniert) oder den überzähligen Beleg löschen.
- Manuell erfasst und importiert: Der Duplikatschutz erkennt nur importierte Belege. Wurde dieselbe Tankung zusätzlich von Hand angelegt (oder per Fahrermeldung freigegeben), muss der Doppelte manuell bereinigt werden.
Ist ein erneuter Lauf gefährlich?
Nein. Unveränderte Dateien werden am Datei-Inhalt abgewiesen, und selbst bei einem erneuten Lauf wird jede bereits gebuchte Zeile als „Duplikat übersprungen" markiert statt doppelt gebucht. Zwei tatsächlich identische Zeilen innerhalb einer Datei gelten dagegen nicht als Duplikat — beide werden beim Erstimport gebucht (echte Doppeltankungen gehen nicht verloren).
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