Gemeinkosten: Fuhrparkkosten ohne Fahrzeugbezug verwalten

Modul: Stammdaten → Gemeinkosten

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Buchhaltung

Benötigte Berechtigungen: gemeinkosten.view (ansehen), gemeinkosten.edit (anlegen/bearbeiten/löschen)

Überblick

Gemeinkosten sind Belege ohne Fahrzeugzuordnung – etwa Stellplatzmieten, Software-Gebühren, Verwaltungs- oder Versicherungspauschalen, die den Fuhrpark als Ganzes betreffen. Sie verwalten sie unter Stammdaten → Gemeinkosten (/applications/gemeinkosten/overview). Über die optionale Kostenstelle bleiben die Kosten trotzdem sauber auswertbar.

Die Übersicht

Beim Öffnen ist der aktuelle Monat vorausgewählt. Über die Zeitraum-Auswahl stehen Schnellfilter bereit: Aktueller Monat, Letzter Monat, Aktuelles Quartal, Aktuelles Jahr – oder Sie wählen einen freien Von-/Bis-Zeitraum. Zurücksetzen zeigt alle Gemeinkosten ohne Zeiteinschränkung.

Die Tabelle zeigt Datum, Rechnung, Kostenart, Kostenstelle, Netto, MwSt %, Brutto und Hinweis. In der Werkzeugleiste finden Sie:

Spaltenauswahl – Spalten ein- und ausblenden
CSV- und PDF-Export der aktuellen Ansicht
Suche über alle Spalten; zusätzlich Excel-artige Spaltenfilter und Sortierung

Gemeinkosten-Beleg anlegen und bearbeiten

Klicken Sie auf die grüne Plus-Schaltfläche („Neuer Beleg") – sichtbar nur mit gemeinkosten.edit.
Erfassen Sie Datum, Rechnung, Kostenart, optional Kostenstelle, Netto, MwSt-Satz, Brutto und einen Hinweis (mehrzeilig).
Netto und Brutto rechnen sich anhand des MwSt-Satzes automatisch gegenseitig um – identisch zum normalen Beleg-Dialog (Artikel 56).
Speichern. Ein Fahrzeug wird bewusst nicht zugeordnet – genau das macht den Beleg zur Gemeinkostenposition.

Bearbeiten und Löschen erfolgen über die Symbole in der Spalte Aktionen; das Löschen fragt sicherheitshalber nach („Möchten Sie diesen Beleg wirklich löschen?").

Zusammenspiel mit dem BelegStapel

Gemeinkosten und der BelegStapel (Artikel 58) zeigen dieselbe Datenbasis: Belege ohne Fahrzeug. Stellt sich heraus, dass ein Beleg doch zu einem Fahrzeug gehört, weisen Sie ihn im BelegStapel zu – er verschwindet dann aus den Gemeinkosten und erscheint in der Belege-Übersicht des Fahrzeugs.

Häufige Fragen

„Keine Gemeinkosten im gewählten Zeitraum vorhanden" – aber es gibt welche? Prüfen Sie den Zeitraumfilter: Standardmäßig ist nur der aktuelle Monat sichtbar. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Einträge zu sehen.

Warum kann ich Belege sehen, aber nicht anlegen oder löschen? Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfordern gemeinkosten.edit; gemeinkosten.view gewährt nur Lesezugriff (Artikel 18).