Dokumente an Fahrzeug- und Fahrerakten: Hochladen, Öffnen, Herunterladen, Löschen

Modul: Stammdaten → Fahrzeuge / Fahrer → Tab „Dokumente"

Zielgruppe: Fuhrparkleiter, Sachbearbeiter

Benötigte Berechtigung: Bearbeitungsrecht auf die jeweilige Akte (vehicles.edit bzw. drivers.edit); die mandantenweite Dokumentensuche erfordert documents.view. Der Tab „Dokumente" erscheint nur mit der Lizenz „Dokumentenverwaltung".

Überblick

Jede Fahrzeug- und jede Fahrerakte hat einen Tab „Dokumente": die digitale Akte für Fahrzeugschein-Kopien, Verträge, Übergabeprotokolle, Führerschein-Scans u. v. m. Die Dateien landen dabei nicht in der Datenbank, sondern im zentral konfigurierten Ablagepfad auf Ihrem Dateiserver (Artikel 106) – in derselben Ordnerstruktur, die auch der Desktop-Flottenmanager nutzt. Beide Programme sehen also dieselben Dokumente.

Fahrzeugdokumente: je nach Mandanteneinstellung in einem Unterordner pro Kennzeichen (optional zusätzlich Jahr/Lebensnummer)
Fahrerdokumente: immer im Unterordner FAHRER\<Fahrername>

Dokumente hochladen

Akte öffnen → Tab „Dokumente".
In der Karte „Hochladen" auf „Datei auswählen" klicken. Sie können nacheinander mehrere Dateien auswählen; jede erscheint als Chip mit Größenangabe und lässt sich vor dem Upload wieder entfernen. Maximal 20 MB pro Datei.
„Hochladen" klicken. FMWeb bestätigt die Anzahl der hochgeladenen Dokumente; die Bezeichnung wird aus dem Dateinamen übernommen.

Automatische Nummerierung bei Namensgleichheit: Existiert im Zielordner bereits eine Datei mit demselben Namen, hängt FMWeb automatisch _1, _2, … an den Dateinamen an. Es wird also nie eine bestehende Datei überschrieben.

Erscheint oberhalb der Tabelle eine Warnung (Pfad nicht vorhanden, keine Schreibrechte, nicht erreichbar), ist der Ablagepfad das Problem – wenden Sie sich an Ihren Administrator (Artikel 106).

Die Dokumentliste

Über der Liste können Sie nach Von-/Bis-Datum filtern („Anwenden"/„Zurücksetzen"), rechts oben zusätzlich nach Dokumenttyp.

Jede Zeile zeigt in der ersten Spalte das Typ-Symbol, die Bezeichnung und darunter den tatsächlichen Dateinamen auf dem Server. Daneben stehen:

Dokumenttyp als Kennzeichnung
Herkunft – ob das Dokument an der Akte selbst hängt oder an einem Schaden, einem Beleg, einem Strafmandat, einer Versicherung oder einem Leasingvertrag des Fahrzeugs. Der Desktop-Flottenmanager verknüpft jedes Dokument zusätzlich mit dem Fahrzeug, deshalb erscheinen in der Fahrzeugakte auch Dokumente, die eigentlich zu einem Schaden gehören – diese Spalte sagt Ihnen, welche das sind.
Aktendatum und Wiedervorlagedatum; eine fällige Wiedervorlage ist farbig hervorgehoben

Weitere Spalten – Vorgangsbezeichnung, Angelegt, Dokumenterinnerung und der vollständige Ablagepfad – blenden Sie über Spaltenauswahl in der Toolbar ein. Ihre Auswahl bleibt gespeichert. Die Toolbar bietet außerdem Suche, Drucken und CSV-/PDF-Export; Exporte enthalten immer alle Spalten, auch die gerade ausgeblendeten.

Je Dokument stehen vier Aktionen bereit:

Öffnen: zeigt das Dokument direkt in FMWeb an. PDF-Dateien, Bilder und Textdateien werden in der Vorschau dargestellt – mit der Möglichkeit, sie in einem neuen Browser-Tab zu öffnen. Bei allen anderen Dateitypen (Word, Excel, ZIP …) bietet die Vorschau den Download an, damit die Datei im passenden Programm geöffnet werden kann. Ein Doppelklick auf die Zeile öffnet das Dokument ebenfalls.
Herunterladen: speichert die Datei direkt.
Bearbeiten: Metadaten pflegen – Bezeichnung, Dokumenttyp (neue Typen lassen sich direkt im Dialog anlegen), Aktendatum, Wiedervorlagedatum, Dokumenterinnerung, Vorgangsbezeichnung.
Verknüpfung löschen: entfernt nach Bestätigung den Eintrag aus der Akte – die Datei bleibt im Ablageverzeichnis erhalten. Dokumente, die mit einem Schaden verknüpft sind, sind gegen das Löschen gesperrt.

Wenn sich ein Dokument nicht öffnen lässt

Die Vorschau sagt Ihnen, woran es liegt – die vier Ursachen erfordern ganz unterschiedliche Schritte:

Meldung	Bedeutung	Was zu tun ist
Kein Dokumentenverzeichnis konfiguriert	Am Mandanten ist kein DM-Basispfad hinterlegt. Dann lässt sich kein einziges Dokument öffnen.	Administrator: Ablagepfad einrichten (Artikel 106)
Liegt außerhalb des Dokumentenverzeichnisses	Typisch für Altdaten: Der gespeicherte Pfad zeigt woandershin, als der Ablagepfad heute steht.	Administrator: Dokumentenpfade per Sammelaktion umschreiben (Artikel 106)
Datei nicht gefunden	Pfad ist gültig, aber dort liegt nichts mehr – die Datei wurde außerhalb von FMWeb verschoben oder gelöscht.	Datei zurücklegen oder neu hochladen
Verzeichnis nicht erreichbar	Der Server kommt an die Freigabe nicht heran, oder ihm fehlen die Rechte.	Administrator: UNC-Pfad und Rechte des Anwendungspool-Kontos prüfen

Administratoren sehen in der Vorschau zusätzlich den technischen Pfad aufklappbar – genau die Angabe, die man zum Prüfen der Freigabe braucht.

Häufige Fragen

Der Tab „Dokumente" zeigt nur einen Lizenzhinweis. Ihrem Mandanten fehlt die Lizenz „Dokumentenverwaltung" – oder sie ist abgelaufen. Da eine abgelaufene Lizenz wie eine fehlende behandelt wird, verschwindet der Inhalt des Tabs vollständig. Prüfen Sie die Laufzeit unter Systemadministration → Lizenzen (Artikel 112) und wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei K-SOFT (Artikel 17).

Wie finde ich ein Dokument, wenn ich die Akte nicht kenne? Über die mandantenweite Dokumentensuche (Artikel 105).

Die Liste bleibt leer, obwohl Dokumente vorhanden sind. Konnten die Dokumente nicht geladen werden, meldet FMWeb das jetzt ausdrücklich statt eine leere Liste zu zeigen. Erscheint keine Meldung, sind für diese Akte tatsächlich keine Dokumente hinterlegt.

Warum öffnet sich eine Word-Datei nicht in der Vorschau? Der Browser kann nur PDF, Bilder und Textdateien anzeigen. Für Office-Dokumente bietet die Vorschau den Download an – geöffnet wird die Datei dann von Word bzw. Excel.