E-Mail aus Fahrzeug und Fahrer versenden – mit Datei-Anhängen

Überblick

Sie können aus einem Fahrzeug oder aus einer Fahrerakte heraus direkt eine E-Mail schreiben – an den Fahrer, den Halter, die Versicherung, das Autohaus oder an eine frei eingetippte Adresse. Bis zu fünf Dateien lassen sich anhängen.

Der native Flottenmanager kennt „Email versenden" am Fahrer- und am Fahrzeugsatz seit Jahren. FMWeb konnte bislang nur die Sammel-Mail an mehrere Fahrer (Artikel 45). Diese Lücke schließt die Funktion.

Nicht zu verwechseln mit den automatischen Benachrichtigungen (HU-Erinnerung, Leasing-Ablauf, Führerscheinprüfung). Die laufen im Hintergrund nach festen Regeln – Artikel 04, 05, 06. Hier geht es um die einmalige, von Hand geschriebene Mail.

Voraussetzungen

Schritt für Schritt

1. Den Dialog öffnen

• Fahrzeugakte: Knopf „E-Mail senden" in der Aktionsleiste oben – oder im Reiter E-Mails.
• Fahrerakte: Knopf „E-Mail senden" in der Aktionsleiste, neben „Prüfungen" und „Fahrer sperren".

Beide Wege öffnen denselben Dialog; nur die vorgeschlagenen Empfänger unterscheiden sich.

2. Empfänger auswählen

Angehakt wird aus einer Liste, die FMWeb aus dem Datensatz zusammenstellt:

Ein Eintrag erscheint nur, wenn am Datensatz tatsächlich eine Adresse hinterlegt ist. Fehlt jemand, den Sie erwarten, ist die Adresse am Stammsatz nicht gepflegt.

Weitere Empfänger tragen Sie unten frei ein und bestätigen mit „Hinzufügen" oder der Eingabetaste – etwa die Werkstatt für genau diesen Fall.

Drei Dinge sind hier wichtig:

• Höchstens 20 Empfänger je Mail.
• Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail. Niemand sieht, wer sonst noch angeschrieben wurde.
• Es gibt kein CC- und kein BCC-Feld. Die Warteschlange hat dafür keine Spalte; das ist eine Eigenschaft des Datenmodells, keine Einstellung.

Kostenstelle und Werkstatt stehen nicht zur Auswahl. An einer Kostenstelle gibt es keine E-Mail-Adresse, und ein Fahrzeug hat keine fest hinterlegte Werkstatt. Beides tragen Sie als freien Empfänger ein.

3. Betreff und Text

• Vorlage (optional): Wählen Sie eine Vorlage aus der Mailverwaltung – Artikel 03. Die Platzhalter werden sofort mit den Daten des Fahrzeugs bzw. Fahrers gefüllt.
• Eine Vorlage füllt nur vor. Was Sie danach ändern, bleibt stehen – auch wenn Sie anschließend noch eine andere Vorlage wählen wollten: Dann wird neu vorbelegt.
• Betreff ist Pflicht und auf 255 Zeichen begrenzt.
• Text schreiben Sie im Editor mit Fettschrift, Kursiv, Listen und Links.
• Vorschau: Unter dem Editor sehen Sie, wie die Mail beim Empfänger ankommt.

4. Dateien anhängen

„Datei auswählen" öffnet den Dateidialog. Es gelten:

Bewusst niedriger als die 20 MB der Dokumentenverwaltung (Artikel 107): Anhänge laufen über Ihren Mailserver, und dessen Grenze liegt meist deutlich darunter.

• Ist am Mailversand eine eigene Obergrenze hinterlegt, gilt diese, sobald sie strenger ist. Sie werden dann schon beim Anhängen abgewiesen – und nicht Stunden später vom Mailserver.
• Ausführbare Dateien werden abgelehnt (.exe, .bat, .cmd und Verwandte), dieselbe Sperrliste wie beim Dokumenten-Upload.
• Eine angehängte Datei entfernen Sie über das x am Dateinamen.

Anhänge werden in der Datenbank gespeichert, nicht im Dokumentenmanagement. Eine Ad-hoc-Mail ist Korrespondenz, kein Aktendokument. Soll die Datei dauerhaft an der Akte hängen, laden Sie sie zusätzlich unter Dokumente hoch.

5. Senden

„Senden" stellt die Mail in die Warteschlange; der Dialog schließt sofort. Der eigentliche Versand übernimmt der Hintergrunddienst – Sie warten nicht auf den Mailserver.

Der Reiter „E-Mails": was aus einer Mail geworden ist

Beide Akten haben einen Reiter E-Mails mit dem vollständigen Verlauf.

Der Statusfilter über der Tabelle (nur Fahrerakte) beantwortet die häufigste Frage mit einem Klick: Alle / Gesendet / Ausstehend / Fehlgeschlagen.

Das Vorschau-Symbol in der Spalte „Aktionen" öffnet die Vorschau: Absender, Empfänger, Betreff, beide Datumsangaben, die Anhänge zum Herunterladen und den Text so, wie er verschickt wurde.

Wenn eine Mail fehlgeschlagen ist

• Der Grund steht als Hinweis am Statusfeld – Mauszeiger darauf halten.
• FMWeb versucht es automatisch bis zu dreimal im Abstand von 15 Minuten.
• Erst danach steht der Status endgültig auf Fehlgeschlagen. Dann erscheint in der Fahrerakte ein Pfeilsymbol: erneut senden.
• Kommt gar nichts an, prüfen Sie zuerst den Mailversand selbst – Artikel 07.

Zwei Dinge, die erfahrungsgemäß Fragen auslösen

„Status = Gesendet, aber ‚Gesendet am' ist leer"

Das ist kein Fehler. Der native Flottenmanager vermerkt seit jeher, dass eine Mail hinausging, aber nicht wann. Bei älteren Mails aus dem Desktop-Client bleibt die Spalte deshalb leer.

Aus FMWeb versendete Mails tragen den Zeitpunkt immer.

„In der Vorschau steht, Platzhalter seien ausgefüllt worden"

Manche älteren Mails wurden mit unaufgelösten Platzhaltern gespeichert – im Text steht dann wörtlich {Kennzeichen} oder {Fahrername}. Die Vorschau füllt diese für die Anzeige mit den Daten des Fahrzeugs bzw. Fahrers, damit der Text lesbar ist, und weist oben darauf hin.

Wichtig: Bei einer bereits versendeten Mail hat der Empfänger den Text so bekommen, wie er gespeichert ist – also mit den Platzhaltern. Der Hinweis sagt das ausdrücklich, damit die Vorschau nicht mehr verspricht, als tatsächlich verschickt wurde.

Wer hat was verschickt?

Jeder Versand wird protokolliert – mit Empfängern sowie Namen und Größe der Anhänge, nachzulesen unter Systemadministration → Protokolle (Artikel 16).

Das ist Absicht: Ein frei eintippbarer Empfänger plus ein beliebiger Anhang ist ein Weg, Daten aus Ihrem Mandanten zu tragen. Am E-Mail-Datensatz selbst gibt es keine Spalte für den Anwender, der die Mail geschrieben hat – das Protokoll ist die einzige Stelle, an der das steht.

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