Fahrzeug stilllegen, verkaufen oder endgültig löschen
Überblick
Scheidet ein Fahrzeug aus der Flotte aus, löschen Sie es nicht – Sie setzen einen Status. So bleiben Belege, Verträge, Schäden und Kilometerhistorie für Auswertungen erhalten, während das Fahrzeug aus dem Tagesgeschäft verschwindet. Die endgültige Löschung ist ein separater, bewusst hochschwelliger Admin-Schritt.
Die Status-Schaltflächen in der Aktionsleiste
Die Status liegen nicht als Felder im Formular und hängen nicht an der Schaltfläche „Speichern". Sie schalten sie in der Aktionsleiste oben in der Fahrzeugakte um – direkt über den Reitern. Die aktive Schaltfläche färbt sich gelb:
| Status | Typischer Einsatz |
|---|---|
| Verkauft | Fahrzeug wurde veräußert oder an den Leasinggeber zurückgegeben |
| Inaktiv | Fahrzeug ruht vorübergehend oder dauerhaft (z. B. abgemeldet) |
| Stillgelegt | Fahrzeug ist außer Betrieb gesetzt |
| In Werkstatt | Fahrzeug ist vorübergehend nicht einsatzbereit (kein Akten-Schreibschutz) |
Ab wann gilt der Status?
Beim Setzen fragt FMWeb nach dem Datum, ab dem der Status gilt – „Verkauft am", „Inaktiv seit", „Stillgelegt seit", „In Werkstatt seit". Vorbelegt ist das heutige Datum; tragen Sie das tatsächliche Datum ein, wenn der Vorgang länger zurückliegt. Ein Datum in der Zukunft wird abgelehnt.
Der Hinweis „Status seit" in der Akte zeigt das hinterlegte Datum. In der Fahrzeugübersicht können Sie über die Spaltenauswahl zusätzlich die Spalten „Verkauft?", „Verkauft am", „Inaktiv?", „Inaktiv seit" und „Stillgelegt seit" einblenden – so sehen Sie auf einen Blick, welcher Status tatsächlich gesetzt ist.
Zum Zurücknehmen klicken Sie dieselbe Schaltfläche erneut. Das hinterlegte Datum bleibt dabei erhalten und wird wieder verwendet, falls Sie den Status später erneut setzen – ein versehentliches Zurücknehmen kostet Sie also nicht das echte Verkaufsdatum.
Schlägt das Speichern fehl – etwa weil die Akte gerade von einer Kollegin bearbeitet wird oder Ihnen die Berechtigung vehicles.edit fehlt –, meldet FMWeb das und die Schaltfläche springt in ihren vorherigen Zustand zurück. Bleibt die Schaltfläche unverändert, wurde nichts gespeichert.
Was bewirken Verkauft / Inaktiv / Stillgelegt?
- Akte schreibgeschützt: „Dieses Fahrzeug ist verkauft, stillgelegt oder inaktiv und kann nicht mehr bearbeitet werden." Nur die Status-Schaltflächen bleiben bedienbar (Artikel 44).
- Keine Erinnerungs-E-Mails mehr: HU-, UVV-, Reifenwechsel- und Leasing-Benachrichtigungen überspringen diese Fahrzeuge (Artikel 04, 05, 06).
- KFZ-Info eingefroren: Die stündliche Kennzahlen-Berechnung lässt verkaufte Fahrzeuge aus – Prognosen und Hochrechnungen bleiben auf dem letzten Stand (Artikel 14).
- Nicht mehr buchbar: Im Fahrerportal/WebRes werden nur aktive Fahrzeuge als verfügbar angeboten (Artikel 96).
- Aus Listen und Dashboard ausgeblendet: Fahrzeugübersicht, Fahrzeug-Navigator und die Dashboard-Warnlisten zählen nur aktive Fahrzeuge; auch der Überfällig-Hinweis für HU/AU wird unterdrückt. In Vertragsauswertungen werden Verträge solcher Fahrzeuge als inaktiv gekennzeichnet.
Eine Ausnahme – die Suche. Suchen Sie in der Fahrzeugübersicht gezielt nach einem Kennzeichen und es gibt dazu kein aktives Fahrzeug, zeigt FMWeb das Fahrzeug trotzdem an – sonst wäre ein gerade verkauftes Fahrzeug über seine eigene Suche nicht mehr auffindbar. In diesem Fall erscheint über der Liste der Hinweis, dass der Filter „Nur aktive Fahrzeuge" für dieses Suchergebnis ausgesetzt ist. Ohne Suchbegriff bleibt ein verkauftes Fahrzeug wie beschrieben ausgeblendet.
Historische Daten (Belege, Kosten, Verträge, Schäden) bleiben vollständig erhalten und fließen weiterhin in zeitraumbezogene Auswertungen ein.
Abgrenzung: Sonderstatus „Status & Planung"
Unabhängig davon kennt die Akte im Bereich Status & Planung einen Sonderstatus (Normal, Bestellt, Geliefert, In Umbau, Standby, Im Abverkauf) samt ToDo-Liste. „Im Abverkauf" eignet sich für die Vorbereitungsphase vor dem Verkauf; erst der Status Verkauft friert die Akte ein. Über „In Betrieb nehmen" kehrt ein Fahrzeug aus dem Sonderstatus in die aktive Flotte zurück (Artikel 34).
Endgültig löschen (nur WebAdmin)
Die Löschverwaltung arbeitet zweistufig:
- „Zur Löschung markieren" – das Fahrzeug erhält eine Löschmarkierung („Fahrzeug wurde zur Löschung markiert."); sie lässt sich jederzeit über „Löschmarkierung entfernen" zurücknehmen.
- „Endgültig löschen" – nur für WebAdmins, nur bei gesetzter Markierung („Bitte markieren Sie das Fahrzeug zuerst zur Löschung.") und nicht, solange ein anderer Benutzer die Akte bearbeitet.
Vor dem Ausführen warnt FMWeb: „Das Fahrzeug und alle zugehörigen Daten werden endgültig gelöscht. Möchten Sie fortfahren?" Entfernt werden dabei sämtliche verknüpften Daten in einem Zug, u. a. Belege, Schäden, Strafmandate, Termine und Kalender, Dokumente, Tankkarten, Kilometer-/Tachohistorie, Fahrtenbuch, Reisekosten, Vignetten, Versicherungs- und Leasingverträge sowie Heimlade-Sitzungen. Dieser Schritt ist nicht umkehrbar – für ausgeschiedene Fahrzeuge ist fast immer „Verkauft" oder „Stillgelegt" die richtige Wahl.
Häufige Fragen
Ich habe gespeichert, das Fahrzeug ist aber weiterhin aktiv. Die Status hängen nicht an „Speichern", sondern an den Schaltflächen der Aktionsleiste (siehe oben). Prüfen Sie über die Spalte „Verkauft?" in der Fahrzeugübersicht, ob der Status tatsächlich gesetzt ist. Wurde das Fahrzeug im Desktop-Flottenmanager verkauft, kann die Web-Liste kurzzeitig noch den alten Stand zeigen; sie gleicht sich spätestens nach zehn Minuten von selbst ab.
Ein Fahrzeug wurde versehentlich auf Verkauft gesetzt – was nun? Mit vehicles.edit klicken Sie in der Aktionsleiste erneut auf Verkauft; der Status wird zurückgenommen und die Akte ist wieder bearbeitbar.
Warum bekommt der Fahrer weiterhin Post zum Fahrzeug? Prüfen Sie, ob wirklich Verkauft/Inaktiv/Stillgelegt gesetzt ist – In Werkstatt unterdrückt keine Erinnerungsmails.
Zählt ein verkauftes Fahrzeug noch in Auswertungen? Ja, in zeitraumbezogenen Kostenauswertungen für die Zeit vor dem Verkauf; in Bestands- und Warnlisten dagegen nicht mehr (Artikel 84).
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