Jahresstart-Checkliste für Fuhrparkleiter

Überblick

Ein paar Pflegearbeiten zum Jahreswechsel sorgen dafür, dass Auswertungen korrekt rechnen, Erstattungen stimmen und keine Vertrags- oder Prüftermine im neuen Jahr überraschen. Diese Checkliste fasst die sieben Punkte zusammen – am besten in der ersten Januarwoche abarbeiten.

Die Checkliste

1. Feiertage für das neue Jahr anlegen. Feiertage werden mit konkretem Datum gespeichert, nicht als wiederkehrende Regel – legen Sie daher alle Feiertage des neuen Jahres inklusive der beweglichen (Ostern, Pfingsten) und der Vorfesttage neu an (Artikel 28). Fehlende Feiertage verfälschen die Arbeitstage-Berechnung der Auswertungen.

1. Heimlade-Satz prüfen. Kontrollieren Sie im Bereich „Sätze" der Heimlade-Abrechnung, ob der ct/kWh-Satz noch dem aktuellen BMF-Wert entspricht; hat der Gesetzgeber den Satz geändert, legen Sie einen neuen Eintrag mit Gültig-ab 01.01. an (Artikel 12). Ohne gültigen Satz meldet die Abrechnungserzeugung einen Fehler.

1. Jahresberichte des Vorjahres ziehen. Exportieren Sie die CO2 Jahresbilanz und die CO2-Emissionen je Fahrzeug für Nachhaltigkeits- und Management-Berichte (Artikel 93) sowie die Bestandsberichte Fahrzeugbestände und Fahrerbestände als Stichtagsdokumentation (Artikel 84, 85). Alle Tabellen lassen sich als CSV, Excel oder PDF exportieren.

1. Auslaufende Verträge des Jahres sichten. Gehen Sie die Seite „Verträge auslaufend" mit 90-Tage-Horizont durch und verschaffen Sie sich zusätzlich mit der Enterprise-Auswertung „Leasing Vorschau" einen Jahresüberblick (Artikel 70, 94). Für Rückgabekandidaten lohnt früh der Blick ins Rückgabe-Cockpit (Artikel 13).

1. Prüftermine im Jahresblick. Kontrollieren Sie über die Werkstatttermine-Auswertung, welche HU-, UVV- und Inspektionstermine im neuen Jahr anstehen und ob alle Fälligkeiten in den Akten gepflegt sind (Artikel 80, 39). Prüfen Sie bei der Gelegenheit, dass die HU-/UVV-Erinnerungen aktiv sind (Artikel 04).

1. Benutzer- und Rollen-Review. Gehen Sie die Benutzerliste durch: ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren, Rollen und Berechtigungen gegen die tatsächlichen Aufgaben abgleichen (Artikel 18). Ein jährlicher Berechtigungs-Review ist auch für Datenschutz-Audits ein gutes Argument.

1. Protokoll-Aufbewahrung prüfen. Protokolleinträge werden standardmäßig nach 365 Tagen automatisch bereinigt – prüfen Sie unter Hintergrundaufgaben → „Protokolle Bereinigung", ob diese Frist zu Ihren Dokumentationspflichten passt (Artikel 16, 15).

Tipp

Exportieren Sie die Vorjahres-Berichte aus Schritt 3, bevor unterjährige Korrekturen (Belegsplits, Umbuchungen) die Zahlen verändern – so haben Sie einen konsistenten Jahresabschluss-Stand in der Ablage (Artikel 107).

Häufige Fragen

Muss ich die Checkliste exakt am 1. Januar abarbeiten? Nein – wichtig ist nur die Reihenfolge vor den ersten Auswertungen: Feiertage und Heimlade-Satz sollten gepflegt sein, bevor Januar-Statistiken gelesen und die ersten Monatsabrechnungen erzeugt werden (Artikel 28, 12).

Verwandte Artikel

• 28 – Feiertage verwalten
• 12 – Heimlade-Abrechnung
• 93 – CO2 Emissionen und CO2 Jahresbilanz
• 70 – Auslaufende Verträge im Blick behalten
• 18 – Benutzer, Rollen und Berechtigungen