Fahrerwechsel am Fahrzeug: daran müssen Sie denken
Überblick
Ein Fahrerwechsel ist in FMWeb schnell erledigt – ein Feld im Datenblatt. Damit danach aber Erinnerungen, Meldungen, Tankkarte und Dokumentation weiter stimmen, gehört mehr dazu. Diese Checkliste fasst alle Punkte zusammen.
Die Checkliste
- Zuordnung im Datenblatt ändern. Wählen Sie in der Fahrzeugakte im Feld Fahrer den neuen Fahrer aus (Artikel 34). Weichen Kostenstelle oder Standort des neuen Fahrers vom Fahrzeug ab, fragt FMWeb, ob die Werte auf das Fahrzeug übernommen werden sollen – prüfen Sie diese Abfrage bewusst, sie wirkt auf die Kostenauswertungen.
- Erinnerungs-Empfänger im Blick behalten. HU-/UVV- und Reifenwechsel-Mails gehen immer an den aktuell zugeordneten Fahrer (Artikel 04, 05). Stellen Sie sicher, dass der neue Fahrer eine gültige E-Mail-Adresse hat und nicht gesperrt ist – sonst wird das Fahrzeug beim Versand übersprungen (Artikel 45, 47).
- Offene Fahrermeldungen und Reservierungen klären. Arbeiten Sie noch offene KM-, Tank-, Schaden- und Reifenmeldungen des bisherigen Fahrers im Posteingang ab (Artikel 51). Prüfen Sie außerdem bestehende Reservierungen auf das Fahrzeug und stornieren oder übertragen Sie sie bei Bedarf (Artikel 97, 99).
- Tankkarte umschreiben. Die Import-Zuordnung in FMWeb läuft über das Kennzeichen und bleibt vom Fahrerwechsel unberührt (Artikel 08). Ist die Karte beim Anbieter jedoch auf den Namen des bisherigen Fahrers ausgestellt, lassen Sie sie dort umschreiben und ziehen Sie die alte Karte ein.
- Übergabe dokumentieren. Exportieren Sie das Datenblatt als PDF und nutzen Sie es als Übergabeprotokoll mit aktuellem Kilometerstand (Artikel 34). Das unterschriebene Protokoll legen Sie im Dokumente-Tab der Fahrzeugakte ab (Artikel 107).
- Optional: Zustand bei Übergabe festhalten. Werden bei der Übergabe Kratzer oder Mängel festgestellt, erfassen Sie diese sofort als Schaden am Fahrzeug (Artikel 63) – alternativ meldet der neue Fahrer den Zustand selbst über die Fahrzeug-Rückmeldung im Fahrerportal (Artikel 102). So bleibt später zuordenbar, unter wessen Nutzung ein Schaden entstand.
Häufige Fragen
Erhält der alte Fahrer weiterhin Erinnerungen? Nein – Empfänger ist immer der aktuell zugeordnete Fahrer. Nach dem Speichern der Zuordnung gehen künftige HU-/UVV- und Reifen-Mails an den neuen Fahrer (Artikel 04).
Scheidet der bisherige Fahrer ganz aus? Setzen Sie ihn auf inaktiv oder sperren Sie ihn – er verschwindet dann aus Anmeldeliste und E-Mail-Versand, seine Akte bleibt erhalten (Artikel 47).
Wo sehe ich die Fahrer-Historie eines Fahrzeugs? Das Zusammenfassungsband der Akte zeigt nur den aktuellen Fahrer; frühere Zeiträume rekonstruieren Sie über die abgelegten Übergabeprotokolle (Schritt 5) und die Fahrtenbuch-Auswertung (Artikel 78).
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