Neuer Fahrer in 10 Minuten
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Überblick
Ein neuer Mitarbeiter soll ab dem ersten Tag fahren, Erinnerungen erhalten und im Fahrerportal buchen können. Diese Checkliste fasst die sechs Schritte zusammen, die dafür in FMWeb nötig sind – jeweils mit Link auf den ausführlichen Artikel.
Die Checkliste
- Fahrer anlegen – mit E-Mail-Adresse. Legen Sie den Fahrer unter Stammdaten → Fahrer an und füllen Sie neben Name und Personalnummer unbedingt die E-Mail-Adresse – sie ist Voraussetzung für alle automatischen Erinnerungen und muss mandantenweit eindeutig sein (Artikel 45). Das Panel „Fahrer ohne E-Mail" in der Übersicht zeigt Ihnen später, ob jemand vergessen wurde.
- Führerscheindaten und Prüfintervall pflegen. Erfassen Sie Führerscheinklassen und Vorlagedaten und prüfen Sie das Kontroll-Intervall – bei neuen Fahrern ist es mit 180 Tagen vorbelegt (Artikel 46, 45). Nutzen Sie FleetSync, hinterlegen Sie zusätzlich die Fleet-ID (Artikel 116).
- Fahrerportal-Zugang einrichten. Vergeben Sie über die Aktion „Kennwort zurücksetzen" das Initialkennwort und stellen Sie im Reiter Rechte die Portaloptionen ein (Artikel 47). Der Fahrer meldet sich auf der Startseite über „Als Fahrer anmelden" an.
- Fahrzeug zuordnen oder Pool-Zugriff geben. Ein festes Fahrzeug ordnen Sie am Fahrzeug zu – Feld „Fahrer" im Datenblatt der Fahrzeugakte (Artikel 34). Poolfahrer erhalten stattdessen im Reiter „Rechte" Zugriff auf die passenden Fahrzeugpools (Artikel 47, 30).
- Infomails kontrollieren. Prüfen Sie einmalig, ob für den Mandanten der Hauptschalter „Infomails sollen versendet werden?" aktiv ist und die Führerschein-, HU-/UVV- und Reifenwechsel-Erinnerungen eine Vorlage zugewiesen haben (Artikel 02, 05). Nur dann erhält der neue Fahrer automatisch Post.
- Kurze Einweisung ins Fahrerportal. Zeigen Sie dem Fahrer die Portal-Grundlagen (Artikel 19): wie er eine Reservierung erstellt (Artikel 96) und wie er Kilometerstand, Tanken/Laden, Schäden und Reifenwechsel über die Fahrzeug-Rückmeldung meldet (Artikel 102).
Häufige Stolpersteine
- Fahrer erhält keine Erinnerungen: fehlende oder ungültige E-Mail-Adresse, gesetzte Fahrersperre oder deaktivierte Infomails (Artikel 07).
- Fahrer sieht im Portal keine Fahrzeuge: Poolzuordnung im Reiter „Rechte" fehlt oder die WebRes-Einstellungen des Mandanten schränken die Auswahl ein (Artikel 47, 95).
Tipp
Kommen mehrere Fahrer auf einmal (z. B. bei einer Übernahme), nutzen Sie statt der Einzelanlage den Fahrer-Import per CSV: Spaltenzuordnung, Option „Nur leere Felder füllen" und Initialkennwörter in einer Spalte – die Schritte 1 bis 3 erledigen Sie damit für alle Fahrer in einem Durchgang (Artikel 50).
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AH
