Führerscheinkontrolle im Fahrerportal: Fahrer fotografiert, Fuhrpark entscheidet

Überblick

Mit dem Modul Führerscheinkontrolle legen Ihre Fahrer den Führerschein im Fahrerportal vor, statt persönlich in der Verwaltung zu erscheinen: Der Fahrer fotografiert Vorder- und Rückseite seines Führerscheins und reicht beides ein. Im Backoffice landet der Vorgang in einer Warteschlange, in der Ihre Fuhrparkverwaltung ihn genehmigt, ablehnt oder weitere Informationen anfordert.

Drei Dinge macht FMWeb dabei automatisch:

• Jede Aktion wird protokolliert – mit Zeitpunkt, Aktion und der Person, die sie ausgelöst hat (Fahrer, Anwender oder System). Der Verlauf hängt am Vorgang und lässt sich nicht nachträglich verändern.
• Die Genehmigung schreibt das Kontrolldatum an den Fahrer – „Zuletzt vorgelegt am" und die daraus berechnete nächste Führerscheinprüfung. Dashboard-Warnung, Fahrer-Übersicht und die Erinnerungs-Mails greifen anschließend auf denselben Wert zu (Artikel 46, 05).
• Beide Bilder werden im DMS-Ordner des Fahrers abgelegt und erscheinen dort auf dem Tab Dokumente der Fahrerakte (Artikel 107).

Nicht verwechseln: dieses Modul und FleetSync

In FMWeb gibt es zwei verschiedene Produkte mit ähnlichem Namen. Sie schließen sich nicht aus, tun aber Unterschiedliches:

Die beiden Wege ergänzen sich und schließen einander nicht aus: Sie landen am Ende im selben Feld „Zuletzt vorgelegt am" und in derselben Kontrollhistorie der Fahrerakte. Sie können also einen Teil der Flotte über Fleet-ID prüfen lassen und den Rest über das Fahrerportal – oder beides für denselben Fahrer –, ohne zwei Nachweise führen zu müssen. In der Spalte Quelle der Kontrollhistorie bleiben die Einträge unterscheidbar: Portal-Kontrollen stehen dort als „Fahrerportal" und nennen zusätzlich den Anwender, Fleet-ID-Kontrollen als die jeweilige Fleet-ID.

Zu beachten: Die beiden Kanäle wissen nichts voneinander. Bestätigt Fleet-ID eine Kontrolle, während im Portal noch ein Vorgang offen ist, bleibt dieser Vorgang offen und muss von Hand entschieden oder vom Fahrer zurückgezogen werden.

Voraussetzungen

1. Lizenz „Führerscheinkontrolle" – ohne sie zeigen beide Seiten (Fahrerportal und Backoffice) die Sperrseite; Inhalte werden gar nicht erst geladen (Artikel 112).
2. Berechtigungen für die Backoffice-Anwender:

• fuehrerschein.view – blendet den Menüpunkt Führerscheinkontrolle ein und erlaubt das Lesen von Warteschlange, Vorgang, Bildern und Verlauf.
• fuehrerschein.approve – erlaubt zusätzlich Genehmigen, Ablehnen und Info anfordern. Ohne diese Berechtigung bleiben die Schaltflächen gesperrt.

Die Trennung ist Absicht: Die Sachbearbeitung kann die Warteschlange im Blick behalten, während nur eine verantwortliche Person entscheidet.

1. Fahrerportal-Zugang für den Fahrer – Benutzername, Kennwort und keine Fahrersperre (Artikel 47).
2. Führerschein-Intervall am Fahrer – daraus berechnet FMWeb die nächste Prüfung. Ist kein Intervall gepflegt, rechnet das Modul mit 180 Tagen.
3. Für die Ablage im DMS zusätzlich: eine eingerichtete Dokumentenverwaltung (siehe Fehlersuche unten).

Schritt für Schritt: der Fahrer

Der Fahrer öffnet im Fahrerportal den Punkt „Führerschein vorlegen" (/applications/fuehrerschein/kontrolle). Ein Zahlen-Badge am Menüpunkt weist ihn darauf hin, wenn das Backoffice etwas von ihm möchte.

1. Vorderseite fotografieren – Schaltfläche „Foto aufnehmen". Auf Smartphone und Tablet bietet das Auswahlmenü direkt die Kamera an; am PC wählt man eine Bilddatei.
2. Rückseite fotografieren – beide Seiten sind Pflicht. Die Rückseite trägt die Fahrerlaubnisklassen und deren Ablaufdaten; eine Kontrolle, die nur die Vorderseite sieht, wäre wertlos.
3. Optional Führerscheinnummer, Gültig bis und eine Bemerkung eintragen.
4. Die Bestätigung ankreuzen, den Führerschein tatsächlich zu besitzen, und Absenden.

Danach gilt:

• Ein offener Vorgang je Fahrer. Solange die Kontrolle läuft, kann kein zweiter Vorgang eröffnet werden.
• Zurückziehen ist möglich, solange noch nicht entschieden wurde.
• Fordert das Backoffice Informationen nach, erscheint dessen Text auf der Seite, und der Fahrer lädt neue Bilder auf denselben Vorgang – es entsteht kein zweiter Fall, die alten Bilder werden ersetzt.
• Nach einer Ablehnung ist der Vorgang endgültig geschlossen; der Fahrer reicht einen neuen ein.
• Die eigenen früheren Vorgänge sieht er als Liste mit Status und Entscheidungsdatum. Fremde Vorgänge und fremde Bilder sind für ihn technisch nicht erreichbar.

Erlaubte Dateien: JPEG, PNG oder WebP, höchstens 8 MB je Bild. FMWeb erkennt das Format am Dateiinhalt, nicht an der Dateiendung – ein umbenanntes PDF wird abgelehnt.

Schritt für Schritt: das Backoffice

Menüpunkt Führerscheinkontrolle (/applications/fuehrerschein/kontrollen). Das Badge am Menüpunkt zeigt, wie viele Vorgänge auf eine Entscheidung warten.

1. Warteschlange sichten. Die Liste zeigt Fahrer, Personalnummer, Status, Eingangsdatum, Tage offen, Anzahl Bilder und ob die Bilder bereits vollständig im DMS liegen. Filtern, sortieren und exportieren funktioniert wie in allen FMWeb-Tabellen (Artikel 118).

Sie sehen nur Vorgänge von Fahrern Ihrer Standorte – maßgeblich ist der Standort, den der Fahrer beim Einreichen hatte.

1. Vorgang öffnen. Auf der Detailseite stehen Vorder- und Rückseite groß nebeneinander, dazu die Angaben des Fahrers, das bisherige Vorlagedatum, das Führerschein-Intervall und der vollständige Verlauf.
2. Bilder prüfen: Ist der Führerschein lesbar, gültig, auf diese Person ausgestellt? Decken die Klassen auf der Rückseite die Fahrzeuge ab, die der Fahrer bewegt?
3. Entscheiden (nur mit fuehrerschein.approve):

Ein bereits entschiedener Vorgang lässt sich nicht erneut entscheiden – auch nicht, wenn zwei Personen ihn gleichzeitig geöffnet haben. Der zweite Klick meldet, dass bereits entschieden wurde.

Was beim Genehmigen passiert

Die Genehmigung ist der eigentliche Verwaltungsakt. FMWeb führt dabei vier Schritte aus:

1. Am Fahrer: „Zuletzt vorgelegt am" = das Kontrolldatum, „Nächste Führerscheinprüfung" = Kontrolldatum + Führerschein-Intervall (ersatzweise 180 Tage).
2. In der Kontrollhistorie der Fahrerakte entsteht ein Eintrag mit Datum und dem Anwender, der genehmigt hat – dieselbe Liste, in der auch die Fleet-ID-Kontrollen stehen (Artikel 46).
3. Im DMS: Beide Bilder werden in den Dokumentenordner des Fahrers geschrieben, mit sprechenden Namen nach dem Muster Fuehrerschein_Vorderseite_JJJJMMTT_FSK<Vorgangsnummer>. Sie sind ausschließlich mit dem Fahrer verknüpft, nie mit einem Fahrzeug – ein persönliches Dokument gehört nicht auf den Dokumente-Tab eines Fahrzeugs.
4. Im Verlauf werden Genehmigung und DMS-Ablage als eigene Einträge festgehalten.

Bewusst passiert das erst beim Genehmigen und nicht schon beim Einreichen: Ein abgelehntes oder zurückgezogenes Foto soll gar nicht erst in die Personalakte wandern.

Statusübersicht

Der Verlauf als Nachweis

Jeder Vorgang führt einen eigenen Verlauf. Festgehalten werden unter anderem: Einreichung und erneute Einreichung, jedes hochgeladene Bild, Rückfrage, Genehmigung, Ablehnung, Zurückziehen sowie jede DMS-Ablage – jeweils mit Zeitstempel, Akteur (Fahrer, Anwender oder System) und Namen. Einträge werden ausschließlich angehängt, nie überschrieben, und erst geschrieben, nachdem die zugehörige Änderung tatsächlich gespeichert wurde.

Für die Frage „wer hat wann welchen Führerschein wie geprüft?" ist das die Antwort – zusammen mit den beiden archivierten Bildern im DMS.

Fehlersuche

Der Menüpunkt „Führerscheinkontrolle" fehlt im Backoffice. Fehlt der Menüpunkt komplett, fehlt die Berechtigung fuehrerschein.view. Ist der Menüpunkt da, die Seite zeigt aber die Lizenzsperre, fehlt die Lizenz „Führerscheinkontrolle" oder sie ist abgelaufen (abgelaufen = fehlend). Die vollständige Vier-Schritte-Checkliste steht in Artikel 120.

Der Fahrer findet „Führerschein vorlegen" nicht. Der Punkt erscheint nur bei aktiver Lizenz. Prüfen Sie außerdem den Portalzugang des Fahrers und eine eventuelle Fahrersperre (Artikel 47).

Die Buttons „Genehmigen" / „Ablehnen" sind gesperrt. Der Anwender hat fuehrerschein.view, aber nicht fuehrerschein.approve (Artikel 18).

Die Bilder erscheinen nicht auf dem Dokumente-Tab des Fahrers. Die DMS-Ablage ist bewusst „best effort" – sie kann fehlschlagen, ohne die Kontrolle selbst ungültig zu machen. Der Vorgang zeigt Ihnen den Grund:

• „Nicht konfiguriert" – der Mandant hat keine nutzbare Dokumentenverwaltung: Die Option DM_ALTERNATIV („Alternatives DM") ist aus, oder DM_BASISPFAD ist leer bzw. ein relativer Pfad. Das ist kein Fehler, sondern ein zulässiger Zustand: Das Modul funktioniert weiter, die Bilder bleiben in FMWeb gespeichert. Richten Sie die Ablagepfade nach Artikel 106 ein.
• „Fehlgeschlagen" – Pfad vorhanden, aber der Schreibvorgang scheiterte (Netzlaufwerk nicht erreichbar, fehlende Schreibrechte, Namenskonflikt).

Nach der Korrektur öffnen Sie den genehmigten Vorgang und klicken „Erneut ins DMS schreiben". Nachgeholt werden nur die Bilder, die es noch nicht ins DMS geschafft haben – bereits abgelegte Dateien werden nicht doppelt geschrieben. Die Schaltfläche steht nur bei genehmigten Vorgängen zur Verfügung.

„Es liegt bereits ein offener Vorgang vor." Der Fahrer hat noch eine laufende Kontrolle. Entweder entscheidet das Backoffice sie, oder der Fahrer zieht sie zurück.

Der Fahrer sieht die Rückfrage nicht. Der Text erscheint auf der Seite „Führerschein vorlegen"; das Badge am Menüpunkt weist darauf hin. Eine Rückfrage ist keine E-Mail – die turnusmäßigen Erinnerungs-Mails laufen unabhängig davon weiter (Artikel 05).

Ein Kollege sieht denselben Vorgang nicht. Die Warteschlange ist standortbezogen. Maßgeblich ist der Standort des Fahrers zum Zeitpunkt des Einreichens; ein späterer Standortwechsel verschiebt bereits eingereichte Vorgänge nicht (Artikel 114).

Was dieses Modul leistet – und was nicht

Das Modul dokumentiert die Vorlage des Führerscheins: Es sammelt die Bilder, hält Entscheidung und Verlauf fest, schreibt das Kontrolldatum an den Fahrer und archiviert die Aufnahmen. Es ist damit ein Werkzeug für die Organisation und Dokumentation Ihrer betrieblichen Kontrolle.

Was es ausdrücklich nicht tut:

• Es prüft die Echtheit des Dokuments nicht und gleicht nichts mit einem Behördenregister ab. Ob das Foto einen gültigen, unverfälschten Führerschein zeigt, entscheidet Ihr Anwender.
• Es erkennt nicht, ob eine Fahrerlaubnis zwischenzeitlich entzogen wurde.
• Es stellt aus sich heraus keine Erfüllung gesetzlicher Halterpflichten sicher und ersetzt kein bestimmtes Kontrollverfahren. Ob eine Foto-Vorlage für Ihren Betrieb ausreicht oder ob Sie eine Sicht- oder Siegelkontrolle benötigen, ist eine Frage Ihrer internen Regelung und Ihrer rechtlichen Beratung. Hintergründe zur Halterverantwortung fasst Artikel 135 zusammen.

Legen Sie intern fest, wer entscheidet, welche Bildqualität Sie akzeptieren und wie mit auffälligen Fällen umgegangen wird – etwa über die Fahrersperre.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

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