Neues Fahrzeug: von der Anschaffung bis zum ersten Tankbeleg

Überblick

Diese Checkliste führt Sie durch alle Stationen eines neuen Fahrzeugs – von den Stammdaten-Voraussetzungen über die vollständige Fahrzeugakte bis zur Kontrolle, dass der erste Tankbeleg automatisch auf dem Fahrzeug landet. Jeder Schritt verweist auf den ausführlichen Artikel; erledigen Sie die Punkte am besten in der angegebenen Reihenfolge.

Die Checkliste

1. Stammdaten-Voraussetzungen prüfen. Kontrollieren Sie, ob Marke und Modell (Artikel 22), Bauart (Artikel 26) und Standort (Artikel 24) bereits als Kataloge existieren. Fehlende Einträge können Sie später auch per Plus-Symbol direkt aus der Akte anlegen (Artikel 34).

1. Fahrzeug anlegen. Unter Stammdaten → Fahrzeuge genügen die zwei Pflichtangaben Kennzeichen und Bauart; alles Weitere ergänzen Sie danach in der Akte (Artikel 33). Schreiben Sie das Kennzeichen exakt so, wie es später in den Tankkarten-Dateien Ihres Anbieters steht – es ist der Zuordnungsschlüssel für den Import.

1. Datenblatt und Technik vervollständigen. Pflegen Sie Marke, Modell, Antriebsart, Standort und Kilometerstand im Reiter Übersicht (Artikel 34) sowie Fahrgestellnummer, HSN/TSN und Verbrauchsdaten im Technik-Bereich (Artikel 35).

1. Kauf oder Leasing erfassen. Kauffahrzeuge dokumentieren Sie im Bereich Kauf/Finanzierung (Artikel 36), Leasingfahrzeuge mit vollständigen Konditionen – Laufzeit, Vertragskilometer, Mehr-/Minderkilometersätze – im Bereich Verträge (Artikel 38). Vollständige Konditionen sind später die Grundlage des Rückgabe-Cockpits (Artikel 13).

1. Versicherung eintragen. Erfassen Sie Police, Versicherer und SF-Klassen im Versicherungs-Bereich der Akte (Artikel 37).

1. HU-/UVV-Termine hinterlegen. Tragen Sie die Fälligkeiten im Wartungsbereich ein (Artikel 39) – sie sind die Grundlage der automatischen Erinnerungen. Prüfen Sie, dass die HU-/UVV-Infomails des Mandanten aktiviert sind und eine Vorlage zugewiesen ist (Artikel 04).

1. Fahrer zuordnen. Die Zuordnung erfolgt am Fahrzeug über das Feld Fahrer im Datenblatt (Artikel 34); sie bestimmt, wer die HU-/UVV- und Reifen-Erinnerungen erhält. Achten Sie darauf, dass der Fahrer eine gültige E-Mail-Adresse hat (Artikel 45).

1. Tankkarte und Import-Zuordnung sicherstellen. Bestellen Sie die Tankkarte auf das Kennzeichen und kontrollieren Sie, dass die Schreibweise in der Fahrzeugakte exakt der Anbieterdatei entspricht – die Import-Zuordnung läuft ausschließlich über das Kennzeichen (Artikel 08). Prüfregeln und Freigabe-Warteschlange beschreibt Artikel 10.

1. Dokumente ablegen. Laden Sie Fahrzeugschein, Kauf-/Leasingvertrag und Übergabedokumente im Tab Dokumente der Akte hoch (Artikel 107; erfordert die Lizenz „Dokumentenverwaltung").

1. Kontrolle nach dem ersten Tanken. Prüfen Sie nach dem ersten Import-Lauf, ob der Tankbeleg auf dem Fahrzeug gebucht und der Kilometerstand aktualisiert wurde (Artikel 08). Ab dann erscheint das Fahrzeug mit Kennzahlen in den Auswertungen (Artikel 73) und – mit Enterprise-Lizenz – in den Fahrzeugbeständen (Artikel 84).

Häufige Stolpersteine

• Tankbeleg findet das Fahrzeug nicht: fast immer eine abweichende Kennzeichen-Schreibweise zwischen Anbieterdatei und Fahrzeugakte (Artikel 08).
• Keine HU-Erinnerung: kein Fahrer zugeordnet, Fahrer ohne E-Mail oder Infomails des Mandanten deaktiviert (Artikel 04, 07).

Verwandte Artikel

• 33 – Fahrzeug anlegen: Schritt für Schritt
• 34 – Fahrzeug-Datenblatt
• 08 – Tankkarten-Import
• 04 – HU- und UVV-Erinnerungen
• 127 – Neuer Fahrer in 10 Minuten