Geführte Ersteinrichtung: von der leeren Datenbank zum laufenden Fuhrpark

Überblick

Diese Checkliste beschreibt die empfohlene Reihenfolge, um einen neuen Mandanten von null auf einen produktiven Fuhrpark zu bringen. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Erst Kataloge und Benutzer, dann E-Mail-Automatik, dann Daten – so vermeiden Sie Nacharbeiten. Den Mandanten selbst legt ein WebAdmin an (Artikel 111); welche Module Ihre Lizenz freischaltet, erklärt Artikel 112.

Die sieben Phasen

1. Allgemeine Stammdaten aufbauen. Beginnen Sie mit den Katalogen, auf die alle Akten zugreifen: Marken/Modelle (Artikel 22), Bauarten (Artikel 26), Standorte (Artikel 24) sowie Kostenarten und Kostenstellen (Artikel 23). Einen Überblick über den gesamten Katalog-Hub gibt Artikel 21; vergessen Sie die Feiertage des laufenden Jahres nicht (Artikel 28).

1. Benutzer und Rollen einrichten. Legen Sie Rollen nach Aufgabenprofil an (Sachbearbeitung, Controlling, Administration) und weisen Sie die Backoffice-Benutzer zu (Artikel 18). Sieht ein Benutzer später ein Modul nicht, liegt es fast immer an Berechtigung oder Lizenz (Artikel 120).

1. E-Mail-Versand aufsetzen. Konfigurieren Sie zuerst den Mail-Task mit den SMTP-Daten (Artikel 01), aktivieren Sie dann die Infomails des Mandanten samt Absender und Versandtag (Artikel 02) und legen Sie die benötigten E-Mail-Vorlagen an – ohne zugewiesene Vorlage wird keine Mail erzeugt (Artikel 03).

1. Fahrzeuge und Fahrer erfassen. Fahrer übernehmen Sie am schnellsten per CSV-Import mit Spaltenzuordnung – inklusive E-Mail-Adressen und Initialkennwörtern (Artikel 50). Fahrzeuge legen Sie über die Schnellanlage mit Kennzeichen und Bauart an (Artikel 33) und vervollständigen die Akten anschließend; die komplette Strecke je Fahrzeug beschreibt die Checkliste in Artikel 125.

1. Tankkarten-Import in Betrieb nehmen. Spielen Sie eine erste Anbieterdatei manuell ein und prüfen Sie, ob alle Transaktionen ihr Fahrzeug über das Kennzeichen finden (Artikel 08). Konfigurieren Sie danach die Prüfregeln mit Freigabe-Warteschlange (Artikel 10) und automatisieren Sie den Abruf per DKV-Postfach oder UTA-FTP (Artikel 09).

1. Fahrerportal freischalten. Konfigurieren Sie die WebRes-Einstellungen des Mandanten – Buchungsworkflow und Portaloptionen (Artikel 95) –, kennzeichnen Sie Poolfahrzeuge (Artikel 30) und geben Sie den Fahrern Zugang, Kennwort und Poolrechte (Artikel 47). Was die Fahrer im Portal erwartet, zeigt Artikel 19.

1. Auswertungen kontrollieren. Sobald erste Belege und Kilometerstände im System sind, prüfen Sie die Standard-Auswertungen auf Plausibilität (Artikel 73) – die Kennzahlen dafür liefert die stündliche KFZ-Info-Berechnung (Artikel 14). Mit Enterprise-Lizenz ergänzen die Berichtsmodule Bestands-, Kosten- und CO2-Sichten (Artikel 83).

Tipp

Arbeiten Sie die Phasen nacheinander ab und testen Sie nach Phase 3 den Mailversand mit einem einzelnen Fahrer, bevor Sie alle Fahrer importieren – die E-Mail-Problemdiagnose zeigt jeden Versand und jeden Übersprung nachvollziehbar an (Artikel 07).

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Ersteinrichtung? Phasen 1 bis 3 sind an einem Tag machbar; der Zeitbedarf für Phase 4 hängt von der Flottengröße und der Datenqualität Ihrer Importdateien ab. Planen Sie für den ersten sauberen Tankkarten-Import (Phase 5) einen vollständigen Abrechnungszyklus Ihres Kartenanbieters ein.

Verwandte Artikel

• 21 – Allgemeine Stammdaten: Überblick
• 18 – Benutzer, Rollen und Berechtigungen
• 01 – E-Mail-Versand einrichten (Mail-Task)
• 125 – Checkliste: Neues Fahrzeug
• 127 – Neuer Fahrer in 10 Minuten